Als ondernemer, werkgever, professional en mens, hou ik van afvinklijstjes. Een daarvan ga ik nu met jullie delen omdat juist nu het verrekte handig is om personeel langer te behouden.
Daarnaast had ik als werknemer een enorme hekel aan naar de bekende weg te vragen en er na een aantal maanden erachter te komen dat je sommige zaken anders deed dan de bedoeling was. Hier komt mijn onboarden afvinklijst
Onboarden kost veel tijd hoor ik je denken. Dat klopt helemaal. Dit is wel weer zoiets wat heel veel tijd bespaart als je het een keer uitwerkt en ieder jaar een keer doorleest, ik zeg doen.
Tip: Leg je onboarding vast in een software zoals een e-learning systeem(Learn Management Systeem). Hierdoor kun je zien hoever mensen zijn, alle informatie is afgeschermd en je hoeft niet héél vaak hetzelfde werk te doen.
Introductie
Het aannemen van nieuw personeel is een belangrijk proces voor elke organisatie. Maar wat gebeurt er nadat de handtekening is gezet en het contract is ondertekend?
Het onboarden van personeel, het gestructureerde proces van het verwelkomen en inwerken van nieuwe medewerkers, is van cruciaal belang voor het behoud van talent en het stimuleren van productiviteit. In dit blog bespreken we de essentiële aspecten van een effectief onboardingsproces en hoe het kan bijdragen aan het behouden van waardevol personeel.
Het afvinklijstje, de uitleg vind je eronder.
- Vacaturetekst
- Sollicitatiegesprekken
- Personeelshandboek
- Contract en andere documenten
- Introductie en oriëntatie
- Informatieverstrekking
- Werkplek
- Vervoer en toegang
- Training en ontwikkeling
- Team- en sociale integratie
- Communicatie en verwachtingen
- Blijf onboarden
Onboarden personeel
Het onboarden van personeel begint al vóór de eerste werkdag. Het is een zorgvuldig gepland proces dat ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, de organisatiecultuur begrijpen en de nodige kennis en vaardigheden verwerven om hun taken effectief uit te voeren.
Vacaturetekst
Het begin van een succesvol onboardingsproces begint al bij de vacaturetekst. Het is belangrijk om het onboarden van personeel expliciet te benoemen, zodat potentiële kandidaten weten dat jouw organisatie toegewijd is aan een gestructureerde start. Door te laten zien dat je investeert in de ontwikkeling van nieuwe medewerkers, trek je gemotiveerde kandidaten aan die op zoek zijn naar een organisatie die waarde hecht aan een goede inwerkperiode. Tips voor het schrijven van een wervende en vindbare vacature.
Sollicitatiegesprekken
Tijdens sollicitatiegesprekken is het belangrijk om niet alleen te kijken naar de vaardigheden en ervaring van de kandidaat, maar ook naar hun potentieel om te groeien in hun functie en de cultuur van de organisatie. Het is een kans om de verwachtingen te communiceren, vragen te stellen over hun leer- en ontwikkelingsdoelen, en te beoordelen of ze passen binnen het team. Dit helpt bij het vinden van kandidaten die zowel professioneel als cultureel goed bij de organisatie passen.
Personeelshandboek
Ook zo’n topper. Hadden we veel eerder tijd in moeten investeren. Een personeelshandboek is een waardevol hulpmiddel tijdens het onboardingsproces. Het bevat belangrijke beleidsregels, procedures en informatie over arbeidsvoorwaarden. Het verstrekken van het personeelshandboek aan nieuwe medewerkers geeft hen een duidelijk beeld van de bedrijfsregels en -normen, wat bijdraagt aan een soepele integratie en het verminderen van fouten en onzekerheid van je talenten.
Contract en andere documenten
Het opstellen en ondertekenen van het arbeidscontract is een formeel onderdeel van het onboardingsproces. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten correct zijn ingevuld en leg belangrijke details zoals salaris, arbeidsvoorwaarden en vertrouwelijkheidsovereenkomsten duidelijk vast.
Introductie en oriëntatie
Een gestructureerde introductie en oriëntatie zijn essentieel voor een succesvolle start. Plan een welkomstprogramma waarin nieuwe medewerkers kennismaken met het team, de organisatie en de bedrijfscultuur. Wijs een mentor of buddy toe ( iemand uit een ander team) om hen te begeleiden en eventuele vragen te beantwoorden. Dit helpt nieuwe medewerkers zich welkom te voelen en snel vertrouwd te raken met hun nieuwe omgeving.
Informatieverstrekking
Het verstrekken van de juiste informatie aan nieuwe medewerkers is van vitaal belang. Deel belangrijke interne documenten, zoals de missie en visie van de organisatie, de organisatiestructuur en relevante procedures. Dit stelt nieuwe medewerkers in staat om te begrijpen hoe hun rol past in het grotere geheel en helpt hen om efficiënt te werken.
Werkplek
Zorg ervoor dat de werkplek van nieuwe medewerkers gereed is voordat ze beginnen. Dit omvat het bieden van een comfortabele werkruimte, het verstrekken van de benodigde apparatuur en het regelen van de benodigde kantoorbenodigdheden. Een goed georganiseerde werkplek draagt bij aan een vlotte start en verhoogt de productiviteit. Hieronder valt ook bijvoorbeeld een dresscode ( wat kan/mag ik wel aan of juist niet aan)moet ik eigen lunch meenemen of is er een kantine en is de lunch gratis of moet iedere werknemer zelf betalen.
Vervoer en toegang
Als de organisatie vervoer of toegangskaarten aanbiedt, zorg er dan voor dat deze beschikbaar zijn voor nieuwe medewerkers. Het vlotte regelen van transportmogelijkheden en het verstrekken van de benodigde toegangspassen zorgen ervoor dat medewerkers zich vanaf dag één welkom voelen en zich kunnen concentreren op hun werk.
Communicatie en verwachtingen
Heldere communicatie is cruciaal tijdens het onboardingsproces. Maak de verwachtingen en doelstellingen van de nieuwe medewerker duidelijk en bied regelmatige feedback en evaluatiesessies om de voortgang te bespreken. Een open communicatiekanaal bevordert een goede werkrelatie en helpt eventuele zorgen of vragen aan te pakken.
Team- en sociale integratie
Het bevorderen van team- en sociale integratie is van groot belang tijdens het onboardingsproces. Introduceer nieuwe medewerkers aan het team en stimuleer interactie door middel van teambuildingactiviteiten of informele bijeenkomsten zoals een lunch. Een positieve en ondersteunende teamdynamiek helpt nieuwe medewerkers zich snel thuis te voelen en verbetert de samenwerking.
Training en ontwikkeling
Een effectieve onboarding omvat ook training en ontwikkeling. Identificeer de trainingsbehoeften van nieuwe medewerkers en zorg ervoor dat ze toegang hebben tot relevante trainingsprogramma’s en -materialen. Dit stelt hen in staat om hun vaardigheden te verbeteren en te groeien binnen de organisatie.
Blijf onboarden
Het onboardingsproces eindigt niet na de eerste week of maand. Blijf investeren in de groei en ontwikkeling van nieuwe medewerkers door regelmatige check-ins en follow-upgesprekken te plannen. Bied mogelijkheden voor bijscholing, loopbaanontwikkeling en mentorship om hun betrokkenheid te vergroten en langdurige loyaliteit te bevorderen.
Conclusie
Het onboarden van personeel is een essentieel onderdeel van het behouden van waardevol personeel. Door aandacht te besteden aan elk aspect van het onboardingsproces, van de vacaturetekst tot de doorlopende ondersteuning, kan een organisatie ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen. Een effectief onboardingsproces draagt bij aan de productiviteit, behouden van talent en betrokkenheid van medewerkers, wat uiteindelijk resulteert in een succesvolle en bloeiende organisatie. Investeer in een gestructureerde en ondersteunende start voor nieuwe medewerkers, en pluk de vruchten van een hecht en gemotiveerd team.
